Documentación en la empresa


Hoy voy a hablar de una cuestión bastante importante en las empresas pero muy poco valorada actualmente. Vivimos en una época, dónde aparte de los activos tradicionales tenemos un gran activo invisible: La Información.

Aunque poco lo parezca, la información es el corazón de la mayoría de las empresas (por no decir todas) y está muy poco valorada por muchas. Se le otorga un valor importante a la información cuando carecemos de ésta repentinamente, pero en el transcurso del día no nos damos cuenta de lo importante que son sus tres factores: Disponible, Confidencial e Íntegra.

De estos tres factores sólo hablaremos de la disponibilidad de la información, todas las empresas trabajan con información tanto sea en los procedimientos que realizan, en los sistemas contables y de resultados. Siempre hay algo de información y esto se debe a una sencilla razón: la información es poder.

Hay casos que todos hemos vivido en cualquier trabajo y que probablemente os resulte familiar y es que “las cosas se hacen como el jefe dice porque es el que sabe” y lo cierto es que puede que el jefe se equivoque en los procedimientos a la hora de realizar una acción, puede que el jefe no se encuentre disponible o que esté de vacaciones o en el caso más crítico, éste se haya marchado a otra empresa. Cosas que pasan. ¿Entonces porque no darle ésta información a nuestros empleados mediante una herramienta? Es la forma más eficiente de actuar con la rapidez que exige el mercado. Los empleados deben tener acceso a un soporte intelectual que les diga cómo se deben hacer las cosas, que resultados se esperan y un sin fin de información que en repetidas ocasiones “siempre se consulta al jefe”.

Estamos hablando de un sistema de gestión documental, una herramienta que permite a la organización plasmar en un soporte electrónico (fácil de crear, fácil de buscar, fácil de modificar y fácil de distribuir) todo su intelecto. Todo aquello que aplica en su trabajo cotidiano y que beneficia a la empresa. No olvidemos que el personal es muy valioso, pero más valioso es éste si comparte información con sus pares.

  • Conocimiento centralizado

Algo que cabe destacar y muy importante en éste tipo de herramientas es el conocimiento centralizado. Un cerebro principal donde nada se escapa y todo permanece bajo control.
Con frecuencia nos encontramos con la información desperdigada por la empresa y que nos sería útil y eficaz poder acceder a ésta mediante unos pocos parámetros de búsqueda.
  • Flexibilidad a la hora de prescindir de un empleado

Prescindir de una persona es algo que a nadie agrada, tanto a la empresa como al empleado (luego están los casos contados en los que si agrada a ambas partes, pero ello es la excepción…) tanto si éste se va a otra empresa o si es despedido, lo cierto es que se lleva el conocimiento consigo mismo.
El cambio de personal para asumir nuevas funciones que anteriormente llevaba realizando el empleado que se ha ido resulta un tanto traumático. Cansa, agota y en el peor de los casos acaban renunciando dos por el precio de uno.
La gestión documental nos permite continuar con las funciones del empleado anterior con un menor impacto en la calidad y tiempos ya que toda la información  se encontraba identificada en el sistema.
  • Conocimiento propiedad de la empresa

Tal y como he citado en algunas ocasiones en foros de debate y en algunas redes sociales, el conocimiento es propiedad de la empresa, es la corporación la que paga por los servicios de las personas. Una persona que se reserva de información sobre su trabajo mantiene de rehén a una empresa no pudiendo ésta valorarle por sus tareas sino por el miedo a perder información.
Como profesionales debemos brindar el mejor servicio posible y la empresa debe brindar el mejor beneficio posible. Si ambos juegan a los rehenes nada avanza. Los empleados harán como que trabajan y la empresa hará como que le s paga.
  • Una única forma de hacer las “cosas”(procesos).

“Me dijo que le dijeron que me diga que haga esto”, ¿típico verdad? Lo cierto es que nos encontramos en ocasiones con ésta situación de anacronismo y tergiversación de la realidad donde nadie se hace responsable ni se tiene la menor idea de cómo avanzar. Para esto están los procesos.
En algunas empresas hay personas dedicadas a diseñar procesos, el inconveniente es que una vez que los han diseñado ésta documentación permanece archivada en el disco de un director sin que el resto de las personas puedan acceder a ésta. Claramente una mala inversión en ingeniería empresarial. Lo lógico y evidente es que todas las personas puedan acceder a ésta información para que luego no nos encontremos con el clásico: “ah… no sabía”. Algo recurrente en las empresas.
  • Información es poder

Y cómo dije anteriormente, la información es poder, nos permite tener un margen de maniobra mucho más amplio a la hora de tomar decisiones enfocado siempre a la obtención de resultados. Una empresa sin información está avocada al fracaso en la cruel competencia del mercado. ¿Te vas a quedar atrás?

Si necesitas algo de información sobre éstas soluciones para empresas no dudes en contactarme.

Acerca de fabiancouto

Nacido en Montevideo, Desarrollador de software en @brujula_talk & owner de @TrabajoBalear. Adicto a la ironía y al sarcasmo. En busca de sabiduría y felicidad.

Publicado el 30 abril, 2012 en Empresas y etiquetado en , , , , , . Guarda el enlace permanente. Deja un comentario.

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